Dokumenty

Do notariusza należy się zgłosić z dokumentami właściwymi do planowanej czynności notarialnej.
Przed umówieniem spotkania warto skontaktować się z Kancelarią w celu ustalenia jakiego rodzaju dokumenty będą potrzebne.
Przed ustalonym terminem spotkania niezbędne dokumenty do notariusza powinny zostać dostarczone do Kancelarii w oryginałach (w postaci papierowej lub elektronicznej). Pozwoli to na przygotowanie projektu aktu notarialnego i skróci czas wizyty w Kancelarii.

WAŻNE: Od dnia 1 czerwca 2024 roku m.in. notariusze mają obowiązek weryfikować zastrzeżenia numerów PESEL osób fizycznych w Rejestrze Zastrzeżeń Numerów PESEL.
Jeżeli stroną czynności jest osoba fizyczna, której numer PESEL jest zastrzeżony w Rejestrze Zastrzeżeń numerów PESEL albo w przypadku niedostępności systemu teleinformatycznego, w którym prowadzony jest rejestr zastrzeżeń numerów PESEL, notariusz ma obowiązek odmówić dokonania czynności notarialnej.

Podstawowe dokumenty konieczne do sporządzenia wybranych czynności notarialnych:

1. umowy zbycia (np. sprzedaż, zamiana, darowizna) nieruchomości stanowiącej samodzielny lokal:
– numer księgi wieczystej prowadzonej dla lokalu,
– dokument stanowiący podstawę nabycia lokalu przez właściciela (np. wypis aktu notarialnego),
– świadectwo charakterystyki energetycznej dla lokalu mieszkalnego,
– zaświadczenie urzędu miasta lub gminy, że lokal jest bądź nie jest położony na obszarze objętym uchwałą o rewitalizacji lub Specjalnej Strefie Rewitalizacji,
– zaświadczenie od zarządcy budynku, potwierdzające brak zaległości w opłatach za lokal,
– zaświadczenie urzędu miasta lub gminy potwierdzające, że w lokalu mieszkalnym nikt nie jest zameldowany zarówno na pobyt stały jak i czasowy,
– zaświadczenie urzędu miasta lub gminy potwierdzające, że w budynku mieszkalnym nikt nie jest zameldowany zarówno na pobyt stały jak i czasowy (gdy nieruchomość zabudowana).

2. umowy zbycia (np. sprzedaż, zamiana, darowizna) nieruchomości gruntowej (zabudowanej lub niezabudowanej):
– numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości (jeżeli jest prowadzona),
– dokument stanowiący podstawę nabycia nieruchomości przez właściciela (np. wypis aktu notarialnego),
– wypis z rejestru gruntów, z adnotacją, że stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej,
– wyrys z mapy ewidencyjnej, z adnotacją, że stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej,
– zaświadczenie urzędu miasta lub gminy o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego, jeżeli położona jest ona w terenach, na których obowiązuje plan lub stwierdzające, że działka nie jest objęta ustaleniami takiego planu,
– zaświadczenie urzędu miasta lub gminy, że nieruchomość jest bądź nie jest położona na obszarze objętym uchwałą o rewitalizacji lub Specjalnej Strefie Rewitalizacji,
– zaświadczenie, że nieruchomość jest bądź nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach (dokument wydaje właściwy Starosta Powiatowy lub w miastach na prawach powiatu Prezydent Miasta),
– świadectwo charakterystyki energetycznej budynku mieszkalnego,
– w przypadku podziału działki konieczna jest mapa z projektem podziału oraz ostateczna decyzja zatwierdzająca projekt podziału, zaś w przypadku innych zmian geodezyjnych konieczny jest wykaz zmian gruntowych,

3. umowy zbycia (np. sprzedaż, zamiana, darowizna) spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:
– numer księgi wieczystej prowadzonej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, jeżeli księga wieczysta dla tego prawa została założona,
– dokument stanowiący podstawę nabycia spółdzielczego własnościowego prawa przez uprawnionego (np. przydział wydany przez spółdzielnię mieszkaniową lub wypis aktu notarialnego),
– aktualne zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową, stwierdzające, że zbywcy przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu,
– zaświadczenie urzędu miasta lub gminy potwierdzające, że w lokalu mieszkalnym nikt nie jest zameldowany zarówno na pobyt stały jak i czasowy.

W każdym z powyższych przypadków, jeżeli nieruchomość lub prawo zostały nabyte na podstawie dziedziczenia, zasiedzenia lub dokonanego po dniu 1 stycznia 2007 roku sądowego nieodpłatnego zniesienia współwłasności konieczne jest zaświadczenie wydane przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn nie należał się lub został uregulowany.

4. Podstawowe dokumenty konieczne do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia:
– odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
– dokument urzędowy obejmujący numer PESEL spadkodawcy (anulowany dowód osobisty lub zaświadczenie wydane w tym celu przez właściwy organ administracyjny),
– odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców – odpis aktu urodzenia lub odpis aktu małżeństwa w przypadku kobiet, które na skutek zawarcia małżeństwa zmieniły nazwisko,
– wszystkie sporządzone przez spadkodawcę testamenty,
– umowy zrzeczenia się dziedziczenia, jeżeli były sporządzane,
– jeżeli w skład spadku wchodzi nieruchomość lub spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu z założoną księgą wieczystą – numer księgi wieczystej prowadzonej dla tej nieruchomości lup prawa.

5. W przypadku sporządzania testamentu należy podać notariuszowi dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania), zaś w przypadku sporządzania testamentu z zapisem (zwykłym lub windykacyjnym) dodatkowo konieczny jest dokument stanowiący podstawę nabycia przez spadkodawcę nieruchomości lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu – stanowiących przedmiot zapisu.

6. W przypadku sporządzania umowy majątkowej małżeńskiej (np. intercyzy) należy okazać notariuszowi odpis skrócony aktu małżeństwa.